Wstęp

Moduł przeznaczony jest do obsługi płatności odbiorców. Moduł umożliwia generowanie dokumentów przypomnień dla faktur dla których zbliża się termin płatności, dokumentów monitu o płatność po przekroczeniu terminu płatności, dokumentów wezwań do zapłaty oraz dokumentów not odsetkowych. Wszystkie dokumenty można generować w sposób ręczny lub w sposób automatyczny z poziomu okna modułu. Wygenerowane dokumentu mogą być automatycznie przesyłane drogą mailową do dłużnika. Moduł powiadomień dostępny w systemie opcjonalnie.

Opis modułu 

Tak jak wspomniano na wstępie moduł umożliwia tworzenie dokumentów w całym zakresie obsługi płatności za faktury sprzedaży, od przypomnienia o zbliżającym się terminie po wystawienie noty odsetkowej. Poniżej opisane zostały sposobu tworzenia oraz obsługa poszczególnych dokumentów.  Generowanie dokumentu możliwe jest z dwóch miejsc z systemu. Pierwsze to okno faktur sprzedaży, a drugie to okno rozliczeń finansowych z odbiorcami. Dodatkowo w menu głównym możliwy jest podgląd przygotowanych dokumentów wg daty wystawienia jak równie wg daty płatności. Okno obsługi dokumentów dostępne jest z poziomu menu głównego w sekcji "Finanse".

W celu przygotowania przypomnienia dla danej faktury, należy otworzyć okno faktur lub rozliczeń i w menu kontekstowym klawisza "Odśwież" w danym oknie, uruchomić opcję "Przypomnienia".

Rysunek 869 Miejsce dodawania nowego przypomnienia w oknie faktur sprzedaży

Po uruchomieniu opcji pojawi się okno obsługi powiadomień. W celu wygenerowania dokumentu danego typu, należy ustawić listę rozwijalną z odpowiednim typem dokumentu.

Rysunek 870 Sposób ustawienia typu dokumentu przypomnienia.

W liście dokumentów mogą pojawić się ewentualne dokumentu wygenerowane wcześniej dla danej faktury. Naciskając standardowy klawisz "Nowy dokument", na listwie narzędzi zostanie otwarte okno edycji dokumentu. W nagłówku okna znajduje się informacja o numerze dokumentu faktury dla której będzie generowany dokument przypomnienia.

Przypomnienia

W przypadku dokumentu przypomnienia zostanie otwarte okno edycji jak poniżej:

Rysunek 871 Okno edycji dokumentu przypomnienia.

Tekst zawarty w poszczególnych pola został wygenerowany na podstawie tekstu wzorcowego ustawionego w opcjach systemu. W tym miejscu można również dokonać edycji tekstu w celu np. utworzenia indywidualnego dokumentu dla danej faktury. Po zatwierdzeniu zgodnie z zaznaczoną opcją, zostanie wygenerowany dokument powiadomienia i wysłany na adres kontrahenta. Adres kontrahenta musi być zdefiniowany w kartotece klienta w polu "adres e-mail FV". 

Rysunek 872 Miejsce zdefiniowania adresu na który będzie wysłany dokument przypomnienia.

Przed wysłanie system poprosi o potwierdzenie wykonania operacji:

Po potwierdzeniu pozytywnym, powyższego okna dialogowego, dokument zostanie zapisany w systemie oraz wysłany do klienta na zdefiniowany uprzednio adres e-mail. W przypadku wybrania opcji "Nie", dokument zostanie jedynie zapisany w systemie bez wysyłania do klienta.

Istnieje możliwość  ręcznego wydruku dokumentu przy pomocy klawisza "F4". Po naciśnięciu otrzymamy wydruk dokumentu.

Potwierdzeniem poprawnego wysłania dokumentu do klienta, jest znacznik koperty w liście dokumentów. Wersja językowa powiadomienia, zależna jest od ustawień w kartotece klienta. Dla np. wersji angielskiej musi być ustawiony język angielski w kartotece.

Rysunek 873 Ustawienie wersji językowej dokumentu przypomnienia.

Rysunek 874 Oznaczenie poprawnego wysłania dokumentu do dłużnika.

Monity

Dokument przypomnienia typu Monit, powinien być generowany po upływie terminu płatności dokumentu faktury sprzedaży.  

Rysunek 875 Okno edycji dokumentu monitu

W oknie edycji dokumentu generowany jest tekst standardowy, gdzie ilość dni do otrzymania zapłaty definiowana jest w opcjach programu.

Rysunek 876 Opcje terminu przekazania kwoty umieszczone w dokumencie przypomnienia

Pozostałe funkcjonalności są dostępne tak jak podczas generowania dokumentu przypomnienia.

Poniżej przykładowy wydruk dokumentu przypomnienia typu - Monit.

Rysunek 877 Wydruk dokumentu monitu

Wezwania do zapłaty

Dokument wezwania do zapłaty powinien być generowany w ostateczności, po wykorzystaniu mechanizmów przypomnienia i monitu. Obsługa dokumentu jest podobna do poprzednich dokumentów przypomnień. 

Rysunek 878 Przykładowy wydruk dokumentu wezwania do zapłaty

Noty odsetkowe

Dokument noty odsetkowej powinien być generowany po zapłacie faktury ale nie jest to regułą podczas tworzenia dokumentu w sposób ręczny. W przypadku ręcznego generowania noty odsetkowej, istnieje możliwość dowolnego definiowania listy zapłat w zakresie kwoty, terminów płatności oraz wartości procentowej odsetek. W celu utworzenia noty podobnie jak poprzednio uruchamiamy funkcję "Nowy dokument". W oknie edycji dokumentu mamy do dyspozycji mechanizm generowania pozycji zapłat.

Rysunek 879 Okno edycji noty odsetkowej

Sposób naliczenia umożliwia wybór rodzaju odsetek. Mamy do dyspozycji następujące opcje:

• odsetki ustawowe z opóźnienie w transakcjach handlowych
• odsetki ustawowe
• odsetki umowne

W przypadku dwóch pierwszych sposobów naliczania, wartość odsetek zdefiniowana jest w opcjach systemu:

W przypadku odsetek umownych istnieje możliwość wprowadzenia dowolnej wartości w polu "stopa procentowa".

Po ustaleniu sposobu naliczania, uzupełniamy pola data zapłaty i kwoty, a następnie naciskamy klawisz "Dodaj wpłatę".

Rysunek 880 Dodawanie pozycji zapłaty do listy zapłat noty odsetkowej

Po wykonaniu tych operacji o oknie listy płatności pojawi się nowa pozycja z wyliczoną wartością odsetek do zapłaty.

Istnieje możliwość pobrania płatności automatycznie, wprowadzonych do systemu w postaci dokumentów pieniężnych. W tym celu uruchamiamy klawisz "Pobierz dane". W oknie listy płatności zostaną umieszczone zapłaty wraz z wyliczoną wartością odsetek.

Rysunek 881 Automatyczne pobieranie zapłat na podstawie dokumentów pieniężnych

W przypadku generowania not odsetkowych automatycznie, sposób naliczania jak pobierany jest z opcji programu.

W opcjach programu można równie ustawić minimalną ilość dni przeterminowania, dla których automat wygeneruje listę dokumentów. Jak również datę początkową dokumentów sprzedaży, która ma być brana pod uwagę podczas generowania listy.

Poniżej przedstawiony został przykładowy wydruk noty odsetkowej.

Rysunek 882 Przykładowy dokument wydruku noty odsetkowej

Automatyzacja wysyłania przypomnień

W oknie modułu przypomnień w menu kontekstowym klawisza "Odśwież", mamy do dyspozycji funkcje generowania listy potencjalnych przypomnień. W zależności od typu przypomnienia system generuje listę faktur dla których dokumenty powinny zostać wygenerowane. 

Rysunek 883 Automatyczne generowanie listy potencjalnych dokumentów sprzedaży dla danego typu przypomnienia

Po uruchomieniu funkcji następuje generowanie oraz otwarcie okna z listą faktur spełniających określone warunki dla danego typu dokumenty. 

Rysunek 884 Lista faktur dla których powinno być wystawione przypomnienie

W przypadku listy przypomnień podstawowym warunkiem jest określona ilość dni przed terminem płatności danej faktury sprzedaży. Ilość dni płatności definiowane jest w opcjach programu:

Rysunek 885 Definicja ilości dni przed terminem dla automatycznego generowania dokumentu przypomnienia o zbliżającym się terminie płatności

Lista faktur dla typu dokumentu -Monit, generowana jest po określonej ilości dni po terminie płatności. Ilość dni definiowana jest w opcjach programu:

Rysunek 886 Ilość dni po których automat wygeneruje dokumentu monitów

Lista faktur dla przypomnienia "Wezwania do zapłaty", generowana jest jeśli został wystawiony co najmniej jeden dokument Monitu oraz minął termin zapłaty określony w dokumencie Monitu. Ilość dni definiowana jest w opcjach programu:

Rysunek 887 Ilość dni po których nastąpi generowanie wezwania do zapłąty

Lista faktur dla dokumentu Noty odsetkowej, generowana jest dla dokumentów faktur zapłaconych, dla których został wystawiony co najmniej jeden dokument pieniężny, czyli dokument został rozliczony w module "Rozliczeń", poprzez wystawienie dokumentów pieniężnych. Nota odsetkowa nie jest generowana dla rozliczeń oznaczonych jako rozliczone poprzez  "Ctrl+R".

Na podstawie listy dokumentów można generować automatycznie dokumenty powiadomień. Generowanie pojedynczego dokumentu przypomnienia, odbywa się poprzez klawisz "F4". Można również wygenerować dokumenty przypomnień dla wszystkich pozycji z listy. Należy to wykonać poprzez uruchomienie opcji z menu kontekstowego klawisza "F4".

Rysunek 888 Generowanie pojedyńczego dokumentu przypomnienia

Rysunek 889 Generowanie dokumentów przypomnienia dla wszystkich pozycji z listy

Po wykonaniu generowania dokumentu, dokument ten nie jest automatycznie wysyłany do klienta. W tym celu należy wyjść do okna głównego przypomnień, nacisnąć klawisz odświeżenia w celu zaktualizowania listy dokumentów przypomnień.  Wysłanie dokumentu następuje poprzez edycję dokumentu i potwierdzenie klawiszem OK.

Rysunek 890 Wysyłanie dokumentu przypomnienia poprzez okno edycji dokumentu.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Make the switch to CHM with HelpNDoc's hassle-free WinHelp HLP to CHM conversion tool