Po dokonaniu niezbędnych konfiguracji można przystąpić do rozliczania tras samochodów. Funkcja znajduje się w głównym menu programu „Transport-> rozliczenie tras samochodów”. Po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z dwiema listami. Górna zawiera listę tras nierozliczonych, dolna natomiast listę rozliczeń dla wskazanej trasy w oknie górnym.

Rysunek 976 Okno rozliczeń tras

W celu rozliczenia trasy należy wskazać trasę w górnym oknie oraz uruchomić funkcję dodawania rozliczenia, przy pomocy standardowego klawisz „dodaj”. Na ekranie pojawi się formularz rozliczenia trasy.

Rysunek 977 Formularz rozliczenia trasy

W formularzu system automatycznie uzupełnia pole „rzeczywistej ilości kilometrów trasy”, na podstawie ilości kilometrów wprowadzonych podczas definicji trasy w grafiku. Jeśli dla danej trasy utworzyliśmy już jakieś rozliczenia, wtedy system automatycznie pomniejszy ilość kilometrów o ilość już rozliczoną. Dla jednej trasy możemy definiować wiele rozliczeń dla tras cząstkowych. System również automatycznie wprowadza wyliczony wskaźnik dla danego samochodu w odpowiednim okresie rozliczeniowym. Wskaźnik wpisywany jest w pole „Koszt za kilometr trasy”. Jeśli do danego rozliczenia wprowadzimy więcej niż jednego odbiorcę, system podczas generowania raportu, podzieli proporcjonalnie wyliczoną wartość kosztu dla każdego odbiorcy.  Jeśli natomiast koszt danej trasy nie będzie proporcjonalny dla poszczególnych odbiorców, należy wprowadzić osobne rozliczenia dla każdego odbiorcy. Okres rozliczeniowy system wylicza automatycznie na podstawie daty rozpoczęcia trasy. 

Wprowadzanie poszczególnych rozliczeń jest ściśle związane z uprzednio wprowadzonymi trasami w grafiku transportu. Istnieje jednak możliwość wprowadzenia dodatkowych kosztów transportu, niezależnie od grafiku. Takie przypadku zdarzyć się mogą, kiedy ponosimy koszty dostarczenia towaru do firmy, a klient odbiera towar własnym transportem. Aby wprowadzić tego typu koszty, należy użyć funkcji  F4 „Lista wszystkich rozliczeń w danym okresie rozliczeniowym”.

Rysunek 978 Lista wprowadzonych rozliczeń w danym okresie rozliczeniowym

Okno pozwala na przegląd rozliczeń w danym okresie rozliczeniowym, edycję wprowadzonych rozliczeń oraz dodawanie rozliczeń nie powiązanych z trasami. Po uruchomieniu funkcji „Dodaj”, pojawi się formularz w którym możemy zdefiniować poniesione koszty oraz listę odbiorców których te koszty dotyczą. Po zatwierdzeniu koszty te są automatycznie zaznaczone jako rozliczone. 

Raport rozliczeniowy wykonujemy z poziomu okna rozliczeń tras. W tym celu należy uruchomić funkcję „F3 Wykonaj raport”. 

Należy pamiętać, że aby rozliczenie znalazło się w raporcie musi być uprzednio zatwierdzone jako rozliczone. Operację tą należy wykonać przy pomocy klawisza „F5 Rozlicz” dla każdego wprowadzonego rozliczenia (z wyjątkiem rozliczeń nie powiązanych z trasami. Takie rozliczenia potwierdzane są automatycznie).

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Web Help sites