System pracuje w cyklu miesięcznym, zatem wymaganym jest aby systematycznie były wykonywane operacje zamknięcia miesiąca. System pozwala na tworzenie dokumentów w miesiącu otwartym oraz miesiącu następującym. Takie rozwiązanie zapewnia ciągłość pracy, dając jednocześnie czas na zakończenie oraz rozliczenie miesiąca poprzedniego. 

W celu wykonania zamknięcia miesiąca, należy uruchomić funkcję znajdującą się w menu pomocniczym „Konfiguracja-> Obsługa systemu-> zamknięcie miesiąca”. Po uruchomieniu funkcji na ekranie pojawi się okno.

Rysunek 994 Okno zamknięcia miesiąca

Zamknięcie miesiąca uruchamia się klawiszem „Zamknięcie miesiąca [Ctrl+F2]”. Przed rozpoczęciem, system wykonuje trzy podstawowe testy. „Test1” – system sprawdza, czy wszystkie dokumentu zamykanego miesiąca są zatwierdzone. Jeśli nie, to wyświetli je w liście „Test dokumentów”. 

Jeśli dokumenty będą posiadały wartości, system nie dopuści do zamknięcia miesiąca do czasu zatwierdzenia dokumentów lub usunięcia dokumentów. „Test2”- Test integralności bazy. Test ten ma na celu sprawdzenie zgodności wszystkich operacji w miesiącu otwartym, stanu początkowego miesiąca i aktualnego stanu magazynowego. Jeśli wystąpi jakaś niezgodność, wartość rozbieżności, będzie wyświetlona w polach „Niezgodność”, osobno dla magazynu surowców i handlowego.         

W celu weryfikacji niezgodności, można użyć mechanizmu „Dokumenty”. Mechanizm ten sprawdzi poprawność wszystkich dokumentów danego miesiąca. Ewentualne nieprawidłowości, zostaną wpisane do pliku log o nazwie „Testy dokumentów .log”. Plik ten znajduje się w katalogu systemu. „Test3”, sprawdza czy w systemie nie ma aktywnych (zarejestrowanych) użytkowników. W procesie zamknięcia miesiąca wymaganym jest, aby wszyscy użytkownicy zakończyli pracę. Tylko wtedy system pozwoli na zamknięcie. Po pozytywnym przejściu testów system rozpocznie zamykanie miesiąca, przenosząc do archiwum wszystkie operacje zamykanego miesiąca oraz obliczając nowy stan początkowy magazynów.

Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Simplify Your Help Documentation Process with a Help Authoring Tool